Terug naar overzicht

Checklist voor adressenbestand kopen

Bij het bepalen van uw keuze van de voor u meest geschikte adressenleverancier is het raadzaam de volgende overwegingen mee te nemen. Checklist bij het aankopen van bedrijfsadressen:

Zakelijke adressenbestanden worden gebruikt voor analyse doeleinden, het actualiseren van CRM systemen, maar ook voor marketing en salesacties. Het is dus van belang om toegang te hebben tot een zo’n compleet mogelijke database. Je wilt immers niet dat er adressen ontbreken, doordat de leverancier op basis van bepaalde criteria (denk aan NMI, Economisch actief , ed) adressen niet kan leveren. In Nederland zijn er zo’n 3.4 miljoen bedrijven ingeschreven en in België ruim 1,4 miljoen. Dit is dus een goede graadmeter bij uw aankoop beslissing.

Bij het in gebruik nemen van adressenbestanden is de meest voorkomende klacht dat de contactgegevens niet kloppen. Dit is goed om te begrijpen, omdat niets zo vervelend is als je duurbetaalde medewerkers met verouderde gegevens te laten werken. Maandelijks vinden er zo’n 150.000 tot 200.000 mutaties plaats. Check dus altijd goed of de leverancier aan de minimale eis van een maandelijkse update frequentie voldoet. Updates zijn wat ons betreft dus een onmisbare schakel bij het zorgvuldig inrichten van uw bedrijfsprocessen en dient kosteloos onderdeel uit te maken van de dienstverlening.

Het selecteren van je zakelijke doelgroep is geen hogere wiskunde. Veel leveranciers werken op basis van maatwerk en brengen om die reden opstartkosten in rekening of werken vanuit een minimum order bedrag. Andere kosten waar u rekening mee dient te houden zijn bijkomende kosten voor actualisaties of consultancy kosten

Dit kan variëren van kosteloze ondersteuning en begeleiding tot het compleet uit handen nemen van uw marketing en salesacties. Veel gebruikte diensten zijn onder andere: Database management, CRM koppelingen, Look-Alike-Analyses, etc.

En welke gegevens zijn inbegrepen? Veel aanbieders bieden een betaalmethode op basis van een prijs per adres. Daarbij zijn de kosten vaak modulair opgebouwd waarbij standaard de NAW-gegevens inbegrepen zitten. Voor aanvullende gegevens betaalt u dan additioneel een tarief per adres per gegeven, zoals telefoonnummer, contactpersoon, branche etc. Hierdoor kan het van te voren onduidelijk zijn hoeveel het bestand gaat kosten. Zelf zijn wij dus meer gecharmeerd van vaste tarieven voor volledige dataset of structureel toegang voor een vast bedrag zoals licenties. Bij een (jaar-)licentie heeft u voor een vast bedrag per jaar de flexibiliteit en de vrijheid om naar eigen inzicht de adressenbestanden samen te stellen. Zo heeft u dus altijd toegang tot de meest actuele gegevens.

De meest gebruikte criteria bij het maken van selecties zijn (hoofd- c.q. sub-) branche, bedrijfsomvang (in omzet c.q. werknemers) en regio/vestigingsplaats. Daarnaast zijn er nog vele andere selectiecriteria denkbaar, zoals bijvoorbeeld startdatum, kadastrale gegevens of energielabels. Belangrijk dus om bij een leverancier te bepalen of de gewenste selectiecriteria beschikbaar zijn.

We digitaliseren in rap tempo en steeds meer persoons- en bedrijfsgegevens worden via verschillende platformen en applicaties verwerkt. Wereldwijd wordt er door overheden nagedacht op welke wijze dit in duidelijke wetgeving kan worden gereguleerd. Hieronder een checklist voor de Europese richtlijnen.
  • Welke persoonsgegevens verwerkt de leverancier
  • Heb ik gecheckt of de leverancier de gegevens mag verwerken
  • Heeft de leverancier een privacy keurmerk
  • Wat is voor mij het doel om de gegevens te verwerken
  • Mag ik de persoonsgegevens verwerken
  • Welke actie ga ik uitzetten. E-mailmarketing, telefonische acquisitie, cold canvassing of direct mailing. De telecommunicatiewet geldt enkel voor elektronische berichten.
  • Zijn er natuurlijke personen opgenomen in het adressenbestand. Dit zijn eenmanszaken, VOF’s, maatschappen en commanditaire Vennootschappen
  • Hebben de personen een opt-in afgegeven om via telemarketing benaderd te worden
  • Heb ik een belang om de natuurlijke personen te benaderen zonder opt-in. Denk aan
    • Mijn boodschap is niet commercieel, ideëel of charitatief
    • De persoonsgegevens zijn openbaar gemaakt voor telecommunicatie
    • Heb ik al een relatie opgebouwd met de persoon.
  • Heeft het adres de Non-Mailing-Indicator aanstaan in het handelsregister.
  • Voldoe in aan de Code voor Telemarketing (TCM) van de Stichting Code Telemarketing
  • Zijn al mijn verwerkingsovereenkomsten op orde
  • Voldoet mijn PrivacyStatement aan alle huidige eisen